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封筒の宛名の正しい書き方は?敬称の使い分けや構成例がこちら

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この記事の所要時間: 520

まえがき


みなさんは、会社で封筒の宛名書きを頼まれたとき、自信をもって書けますか?
先日、取引先へ送付する書類を用意する時に封筒に宛名を書くように言われました。
ビジネス関係の書類を準備したことがないので、宛名の書き方や、敬称のつけ方がわからなくて困りました。次回は、上司に聞かなくても書けるように調べておこうと思います!
封筒の宛名って、敬称を何にしたらいいか悩むし、住所や氏名をどの位置に書いたらいいかよくわからないし、書き方に悩む新社会人が多いと思うんですよね。

宛名の敬称について


ビジネスマナーで使う敬称には色々な種類があります。
会社で使う敬称は「様、御中、各位」が多いですよね。それぞれの違いと事例について説明します。
個人宛で送るときの宛名は「様」をよく使います。相手の肩書や性別、年齢に関係なく使えます。個人に送る場合は、「様」を使うのがほとんどではないでしょうか。
同様に個人宛の宛名で「殿」を使うこともあります。名前ではなく役職名の際に使う場合が多いですが、同格以下の相手に使う敬称とされているので最近はほとんど使いません。とはいえ、業界の慣習や、社内文書、官公庁関係の書類では「殿」を使うところもあるようです。
個人ではなく、会社や組織などに送る場合の敬称は「御中」を使います。団体に対して送るときにつける敬称なので、社外文書でよく使われます。
「各位」は、複数人の個人に対してまとめて送る書類に使われる敬称です。「各位」は社外文書でも社内文書でもよく見かけます。「各位」という敬称辞退がすでに「皆様」という意味なので、「様」や「御中」をつけてしまうと二重敬称になってしまいます。注意しましょう。
また、宛名に部署名や課名を書く場合は、社名を書いた後ろに部署名・課名を書くようにしましょう。
わかりやすいように一覧にしました。

敬称

対象

個人宛 〇〇株式会社 ✕✕課 課長 △△様

殿

個人宛(主に社内) 〇〇部 ✕✕殿

御中

会社や組織など 〇〇株式会社 ✕✕課御中

各位

複数の個人宛 ご担当者各位、関係者各位

敬称とは少し異なりますが、返信用のハガキや封筒を同封する際は、自社名の末尾に「行」とつけましょう。
逆に他社から社名の末尾に「行」がついたハガキが送られてきた場合は、「行」を二重線で消して「御中」に書き直してから送るように注意しましょう。「行」を書き直すのは、社外でも必要なマナーですよ!

宛名を書くときの基本的なマナーについて


宛名の書き方は自社のイメージを左右する大事なところです。自社の信用を落とさないように、マナーを守った方法で宛名を書くようにしましょう。
・上下左右それぞれ1cmほどの余裕を持たせる
・楷書で書く
・住所は都道府県から記入する
・会社名や部署名も省略せずに書く、(株)などの略字は使わないようにする
・氏名を書く際は、できるだけフルネームで書く
・敬称を重ねない(例:〇〇株式会社御中 〇〇様はNG)
・切手はまっすぐに貼る、絶対に不足の内容注意する

和封筒(縦書き封筒)の宛名(表面)の書き方・構成例


①上下左右1cm以上は余白をとる
②切手を左上に貼る、金額に不足の内容に注意する
③右端に終わりが来るような配置で郵便番号を書く。枠がある場合は枠内に記入する
④右から、住所、会社名、部署名、相手の氏名を書く
⑤郵便番号の右端に合わせ、郵便番号から1文字分下から住所を書く
⑥ビル名や回数を省略せずに書く
⑦和封筒を使って、番地や階数の数字を書くときは漢数字を使用する

和封筒(縦書き封筒)の宛名(裏面)の書き方・構成例


①自社の郵便番号、住所、社名・部署名、氏名を書く
②中央から右に住所と社名・部署名、左に氏名を少し大きめの文字で書くとバランスがいい
③住所、社名・部署名、氏名の下をそろえると丁寧に見える
④封筒の封をしてから、「〆」で封じ目を付ける
⑤封筒に元から郵便番号欄が印刷されている場合は、中央ではなく左側に記入する
⑥差出日を書く場合は、左上に書く。中の書類に書くよりも、封筒に書いた方が丁寧な印象を与えられます

洋封筒(横書き封筒)の宛名(表面)の書き方・構成例


①上下左右1cm以上は余白をとる
②洋封筒の場合は切手を右上に貼る、左上に貼りがちなので注意する。金額に不足の内容に注意する
③左上から、左端2文字分くらいあける配置で郵便番号を書く。枠がある場合は枠内に記入する
④住所は郵便番号の書き出しの位置に合わせて書く
⑤名前を中央に書く。住所より大きめの文字で書くようにする
⑥ビル名や回数を省略せずに書く
⑦用封筒を使って、番地や回数の数字を書くときは算用数字を使う

洋封筒(横書き封筒)の宛名(裏面)の書き方・構成例


①自社の郵便番号、住所、社名・部署名、氏名を書く
②下中央か少し右寄りに記入する
③郵便番号、住所、社名・部署名の左書き始めをそろえると丁寧に見える
④「〆」の封じ目は不要だけど、つけてもマナー上問題はない
⑤封筒に元から郵便番号欄が印刷されている場合は、中央ではなく左側に記入する
⑥差出日を書く場合は、左上に書く。中の書類に書くよりも、封筒に書いた方が丁寧な印象を与えられます

まとめ・感想・意見など


今回は封筒の宛名に使う敬称をご紹介しました。ビジネスマナーで使う敬称はいろいろありますが、基本的に個人に送る場合は「様」、会社や部署に対して送る場合は「御中」だと考えるとわかりやすいかと思います。
自分がわからなかったから気になって、会社に届いたハガキや封筒を見てみたのですが、間違った敬称の使い方や二重敬称もみかけたので、あんまり気にしすぎる必要はないのかなぁと思いました。
とはいえビジネスマナーなのでしっかり覚えておきたいです!
社会にでると、学校では習わなかった書類の書き方や封筒の書き方に混乱したり、電話での話し方で敬語がでてこなかったりと戸惑うことも多いですが、ひとつずつしっかりと作業を覚えて着実にステップアップしていきたいな~と思っています。